¿Tiene usted capacitadas a diferentes personas para realizar una misma tarea en el manejo de sus sistemas? ¿La ausencia parcial o total de uno de sus colaboradores perjudicaría la operación de sus sistemas administrativos?
Sin pretender crear confusión en el uso de las expresiones que los expertos en Talento Humano suelen utilizar, en esta breve nota queremos referirnos a la alternancia que los miembros de una organización, mejor aún, quienes pertenecen a un mismo departamento dentro de la empresa, pueden realizar como parte de una estrategia planeada y dirigida por quien haga cabeza en el grupo de trabajo, con el objetivo de que todos sus miembros conozcan la manera en que se realizan las diferentes operaciones (procedimientos) en el manejo de la información dentro de la empresa. Esta manera de proceder podría ir en contra del principio de especialización en el trabajo, por una parte, pero por otra beneficiaría la posibilidad de cubrir posiciones de labor en caso de ausencias parciales o incluso definitivas en la organización.
Nos referimos a este aspecto de la vida de la empresa en cuanto afecta al uso de los sistemas de información (programas/software), especialmente cuando ocurren cambios drásticos en la dirigencia de la institución y el o los nuevos jefes prefieren hacerse rodear de nuevo personal, gente con quien comparten una visión distinta de la empresa.
Indudablemente la “reingeniería”, la puesta en marcha de un “plan estratégico” o la substitución de la Gerencia Administrativa en un negocio implica la llegada de personal con experiencia en otras organizaciones con el mismo perfil de actividad o similar que generan “aire nuevo” en las operaciones, pero implican un período de acomodamiento que puede ser “doloroso” sino se cuenta con las herramientas necesarias para transferir el “modus operandi” del negocio.
La rotación de personas también puede ser entendida como contratación de nuevos talentos, de personas que, sin necesidad de muchas explicaciones, logran captar la mecánica en la operación e incluso potenciarla, sacando provecho de ventajas que estaban parcialmente ocultas en las herramientas de trabajo, especialmente en los sistemas de información (software). Conviene advertir que nuestra organización propone a sus clientes “auditorías de sistemas”, es decir, asesoría para optimizar el provecho que se puede obtener de las herramientas y la capacitación o re-capacitación del personal que las utiliza. De esa manera se trata de subsanar la pérdida de talentos capacitados dentro de la organización que suelen emigrar a nuevas y superiores oportunidades según su ruta profesional.
Finalmente vale decir que es altamente recomendable producir, es decir, documentar manuales de procedimiento para las diferentes áreas de operación de la empresa puestos son eficaces instrumentos como mecanismo de protección ante la rotación del personal.
